INTRODUCCION
La teoría económica tradicional nos enseña que el capital, la tierra y el trabajo son los elementos primarios de estudio en toda unidad económica, sin embargo, y podemos perfectamente darnos cuenta sin la necesidad de ahondar mucho en el tema, conforme nos convertimos en un mundo cada vez más globalizado la información se ha convertido en un cuarto recurso a gestionar y por qué no, en el más importante de ellos.
En el entorno tan cambiante, complejo e impredecible en que nos encontramos hoy por hoy se hace cada vez más imprescindible a nivel empresarial obtener información lo más actual, precisa y completa posible para ayudar en el proceso de toma de decisiones, ya sea por ejemplo para entrar a un nuevo mercado, abandonar uno ya existente, reinventarse, crear nuevos productos, proteger la empresa de los agentes externos, etc.
Las fuentes de información para la empresa son variadas, cuando se habla de entorno se tiende a pensar únicamente en información externa; es decir, aquella que la empresa recibe del exterior (competencia, proveedores, clientes, etc.) o aquella que la empresa arroja al exterior (que a su vez se convierte en información externa para otras empresas), sin embargo esto no debe hacer que se ignore o que se olvide los flujos de información de tipo interno, que se genera a partir del funcionamiento propio de la empresa, y que es tanto o más importante que la primera.
Es a esta interacción que se produce entre personas, datos y recursos tanto al interior como exterior de una organización a lo que se le llama a grandes rasgos sistemas de información. Definiciones teóricas al respecto hay muchas, pero la más acorde al enfoque de este ensayo es definirla como conjunto de componentes interrelacionados que recolectan, procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar la toma de decisiones y el control de una organización.
DESARROLLO.
¿Para qué se utilizan los sistemas de información en la empresa?
Se tiende a usar el concepto de sistemas de información como sinónimo de informatización, y en efecto, para muchos autores se asume que para un adecuado sistema de información se requiere un nivel ad-hoc de informatización, sin embargo no en todos los casos la construcción de un sistema de información estará directamente relacionado con la utilización de tecnologías de la información, no obstante hoy en día se da por sentado que cualquier sistema de información requiere algo de automatización aunque sea en un grado mínimo. Otro punto a considerar es que para que un sistema de información se considere como tal debe estar integrado con todas las áreas de la empresa que sean relevantes en la toma de decisiones, por tanto las islas de información independientes y en ocasiones reiterativas o contradictorias que pudieren encontrarse en una organización no se consideran por tanto un sistema de información.
Los sistemas de información orientados a la empresa pueden estar orientados básicamente a tres tipos de labores:
· Sistemas de información para la gestión (mis).
Los Sistemas de Información para
· Sistemas soporte a la decisión (dss).
El concepto de sistema de soporte a la toma de decisiones se desarrolla por la confluencia de muy distintas áreas de conocimiento, cuyas aportaciones modelan el concepto final de DSS De tal manera que el marco teórico procede de las ciencias empresariales; de la informática, que hace uso de sistemas de gestión de bases de datos; de la ergonomía que aporta la necesidad de crear interfaces que permitan que un usuario utilice una herramienta con el menor esfuerzo posible; y del análisis de decisiones (Gil Pechuan).
· Sistemas de información para ejecutivos (eis).
Se tiende a confundir los EIS con los DSS. Sin embargo la diferencia está en el tipo de nivel directivo al que van enfocados cada uno. Los EIS orientados a la alta dirección aparecen cuando los ejecutivos de las compañías requieren datos para tomar decisiones pero no pueden dedicar tiempo para extraer la que necesitan del conjunto total recibido (Gil Pechuan).
Si se tuviera que expresar en una forma más cotidiana se podría decir que los DSS están orientados a la toma de decisiones de problemas que están más claramente formalizados, mientras que los EIS están orientados a las toma de decisiones de problemas más bien intuitivos.
Lo que sí es indiscutible es que todos ellos requieren de recursos de información, sean estos formales o informales y que provengan tanto del interior como del exterior de la organización misma, en la información está la clave.
¿Cómo se implanta un Sistema de Información?
Si cada miembro de la organización está interesado en lograr una forma más óptima de, a través de su labor, agregar un mayor valor al producto y en el menor tiempo posible, pero no está seguro de cuál es la forma de lograrlo, la respuesta es simple; esto lo lograran con la implantación de sistemas de información a nivel empresarial, con lo cual cada integrante de la organización sabrá qué hacer, en qué momento y cómo tiene que hacerlo.
Ahora bien, ¿cómo se implanta este sistema tan increíblemente beneficioso para la empresa?
La literatura describe el llamado Método Tradicional, que consta de seis fases, las cuales son:
Factibilidad: Etapa que consiste en hacer un estudio para determinar qué tan factible es el desarrollo de un proyecto, en este caso la implantación de un sistema de información.
Análisis: Consiste en determinar las especificaciones del usuario del sistema de información y pronosticar los recursos que serán necesarios así como determinar el tiempo que se tardarán en desarrollarlo.
Diseño: En esta fase se traduce el análisis en forma de pasos; con los cuales se inicia la programación.
Programación: Consiste en elaborar los programas considerados en el diseño para cumplir con lo especificado por el usuario.
Pruebas: Prueba que haga lo que el usuario desea y lo haga bien.
Implantación: Consiste en instalar el sistema en el ambiente en que operará y en realizar los procesos necesarios para que opere correctamente, al terminar esta fase el usuario puede iniciar con la operación real del sistema, para lo cual requerirá capacitación sobre el uso adecuado de cada una de las funciones que se realizan.
Operación: Consiste en que el usuario utilice el sistema desarrollado en el ambiente real de trabajo es decir que trabaje con el sistema para cumplir con los objetivos deseados al momento de definirlo.
Entre la etapa de Implantación y la etapa de Operación se hace alusión a la capacitación, ahora bien,
¿Por qué es tan importante la capacitación en la implantación de un Sistema de Información?
Vemos que la tecnología está cambiando a las empresas y sin discriminar a ningún módulo ni área de ésta, al modificar los métodos de recolección de información, acelerar el procesamiento de tales datos y mejorar el proceso de comunicación interna y externa.
Para administrar el cambio, los ejecutivos y los gerentes deben prever el futuro, comunicar esta visión a los empleados, establecer expectativas claras de desempeño y desarrollar la capacidad de ejecución.
El éxito depende cada vez más de la capacidad de la organización para administrar el capital humano, se dice las organizaciones compiten a través de las personas y para integrar capital humano en las organizaciones, los líderes deben comenzar por desarrollar estrategias a fin de asegurar conocimiento, habilidades y experiencia superiores en su fuerza de trabajo. Los programas para definir puestos se centran en identificar, reclutar y contratar el mejor y más brillante talento disponible. Los programas de capacitación complementan estas prácticas de definición de puestos para mejorar las habilidades.
Beneficios de los Sistemas de Información.
Los sistemas de información no solo permiten a las organizaciones estar a la par en la adaptación al cambio del entorno, administrar de mejor manera sus recursos escasos o integrar de mejor manera todas las áreas de ella misma para producir un mayor nivel de retroalimentación; también existen otros tipos de beneficios que son más específicos, los principales son la factibilidad para realizar labores de e-commerce y e-business.
· e-Commerce
El e-commerce o comercio electrónico se define como la aplicación de las tecnologías de la información hacia la automatización de las transacciones de los negocios y el flujo del trabajo.
La automatización de las transacciones con el uso de tecnologías de la información tiene beneficios tanto del lado de la oferta como del lado de la demanda, a grandes rasos se traduce en poder disminuir costos mientras se mejora también la calidad de bienes y servicios y se incrementa la rapidez del servicio de entrega.
Para realizar e-commerce se necesita de e-business.
· e-Business
Se define e-business como cualquier iniciativa en Internet que transforma las relaciones de negocio, sean éstas, relaciones business-to-business, business-to-customer, intraempresariales o entre dos consumidores. El e-business es una nueva manera de gestionar las eficiencias, la velocidad, la innovación y la creación nuevo valor en una empresa.
Además de abarcar el e-commerce, el e-business incluye tanto las aplicaciones front-and-back-office que forman el núcleo de los negocios modernos. Así, el e-business no es solamente una transacción de e-commerce o comprar-y-vender por internet sino que es la estrategia global de redefinir antiguos modelos de negocios, con la ayuda de tecnología para maximizar valor del cliente y ganancias
Tecnologías de
Para tener un e-Business, es necesario contar con todo un respaldo de una serie de tecnologías de información, así como indiscutiblemente es imprescindible la estrategia debido a que el empleo del Internet en la organización es una proposición de alto riesgo. Puede ser un arma de dos filos, puede capturar un enorme mercado o puede ser un asesino de la compañía, es por ello que debe estar ligado con una disciplina y un proceso estructurado (Ramos, 2004).
En concreto, estas tecnologías de información para e-business son los siguientes:
· CRM, Administración de
Es una metodología para identificación, adquisición y retención de clientes, permitiendo a organizaciones administrar y coordinar interacciones de cliente a través de canales múltiples, departamentos, líneas de negocios y geografía. (Ramos, 2004).
· SCM, Administración de
Es la identificación y administración de la cadena de suministros específica, que son críticos para las operaciones de compra de una organización. La administración de la cadena de suministros, puede y debe jugar un rol vital en la administración de los procesos de la cadena de suministros que pertenece a los proveedores. (Ramos, 2004).
· BI, Inteligencia del Negocio, (Business Intelligence)
La Globalización, la internacionalización de los mercados, la nueva economía y los negocios electrónicos, son una interrelación de fenómenos los cuales emergen con retos de nuevas actitudes de supervivencia y de adaptación. (Ramos, 2004)
Por lo tanto, resulta esencial detectar las tendencias y entender las estrategias que provienen de una economía global de conocimiento, esto es, actividades de la inteligencia de negocios por la cual los ambientes económico, tecnológico y social son explorados.
· KM, Administración del Conocimiento, (Knowledge Management)
Ramos (2004) define que para estudiar sistemáticamente, desarrollar y aplicar tales tecnologías para el negocio electrónico, es esencial adoptar una perspectiva que de una representación bastante comprensiva de la administración del conocimiento.
Dice que en una economía global, obtener ventajas resulta de una adecuada administración del conocimiento de la empresa. Esto se refiere a administrar tres aspectos principales que son las personas, los procesos y la tecnología. Es por ello que las empresa se han dado cuenta que el conocimiento que se encuentre en sus empleados es un recurso sumamente importante para la empresa y por ende, puede y debe ser administrado.
· ERP, Planeación de los Recursos Empresariales (Enterprise Resource Planning)
La tecnología, particularmente el Internet y el ERP, permiten a las compañías desarrollar nuevas formas para hacer y mover productos, para administrar los procesos de negocios en todos los niveles y comunicarse con clientes y/o proveedores en tiempo real (Ramos, 2004).
Se realizó un análisis relativamente básico de lo que son los Sistemas de Información a nivel empresarial, quizás mucha de lo anteriormente expuesto es discutible, sin embargo, algo que si debiera ser de aprobación unánime es la importancia que adquiere la información en este tipo de sistemas y probablemente en todo sistema a nivel mundial, contrariamente con lo que pasa con muchos de los recursos, que se pueden reemplazar, la información seguirá siendo siempre un recurso vital que debe ser aprovechado al máximo, y que al igual que los demás recursos puede llegar a ser escaso si no se sabe de dónde obtener o si una vez obtenida no se sabe utilizar bien.
Con los adelantos tecnológicos actuales, sobre todo en las tecnologías de información, es casi imposible que una empresa no haga uso de la información para el desarrollo de sus actividades cotidianas; es aquí donde adquiere enorme relevancia el concepto de sistema de información, visto como un sistema complejo, que se alimenta, que se administra y que genera a su vez información que le permite cambiar y adaptarse para sobrevivir en entornos competitivos y permitir que sobrevivan también las partes que lo componen.
La información es la parte fundamental de toda organización para tener un alto nivel de competitividad y posibilidades de desarrollo, sin ella no tendría un punto de referencia o un punto de alcance para poder crecer o cambiar, si se tratara de un ser vivo, no tendría razón para vivir.
BIBLIOGRAFIA
Laudon, Laudon. (2006), “Desarrollo de Sistemas de información. Una metodología basada en el modelado”, Ediciones UPC.
Ramos, J., Samuel. (2004), “E-business. Tecnologías de información para E-business”. Fuente:http://www.monografias.com/trabajos16/tecnologias-para-ebusiness/tecnologias-para-ebusiness.shtml
Sutton, Carolina. (2001), “Capacitación del Personal”. Fuente: http://www.monografias.com/trabajos16/capacitacion-personal/capacitacion-personal.shtml
Villarreal, R., Livier (2009), “Capacitación del Personal”, Instituto Tecnologico de Sonora, Fuente: http://www.gerencie.com/capacitacion-del-personal.html
Muñoz, C., Antonio (2003), “Sistemas de información en las Empresas”, Fuente: http://www.hipertext.net/web/pag251.htm#Tipos%20de%20inteligencia.
Los sistemas de información han ido evolucionando conforme al paso de los años y con ello el mundo se ha vuelto más exigente en cuanto al desempeño y competitividad en las organizaciones, por eso los sistemas de información forman parte importante en todas las organizaciones ya que es una fuente de administración de datos en la cual las empresas buscan mejorar su performance de desempeño laboral. http://sistemas-de-de-informacion.blogspot.com
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